Nachdem Sie sich als Nutzer bei der Zentralen Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei (OZG-RE, https://xrechnung-bdr.de) registriert haben, können Sie Rechnungen im Standard XRechnung per E-Mail einbringen, direkt hochladen oder per Weberfassung der OZG-RE manuell erstellen.

Über die Webseite der OZG-RE wird Nutzern die Möglichkeit geboten, sich auf der Plattform zu registrieren. Aus der Registrierung resultiert ein Unternehmenskonto mit mindestens einem dazugehörigen Benutzerkonto. Es ist möglich, dem Unternehmenskonto weitere Benutzerkonten zuzuordnen. Der Nutzer dieses Kontos wird als Administrator des Unternehmenskontos geführt. Die Registrierung sollte daher von einem verantwortlichen Ansprechpartner des Unternehmens durchgeführt werden. Der Administrator kann dem Unternehmenskonto weitere Benutzerkonten hinzufügen. Für das Anlegen eines Unternehmenskontos werden folgende Daten benötigt. Die Abfrage der Nutzer- und Unternehmensdaten erfolgt in einem Schritt:

• Firma
• Sprache
• Land
• Umsatzsteuer-ID und / oder Steuernummer

Für das Anlegen eines Benutzerkontos werden folgende Daten einer natürlichen vollgeschäftsfähigen Person benötigt:

• Vor- und Nachname
• Sprache
• E-Mail-Adresse
• Passwort

Tutorial: https://www.e-rechnung-bund.de/tutorials/

Hilfe (PDF): https://xrechnung-bdr.de/edi/assets/ozg/de/Leitfaden-OZG-RE.pdf

Wenn Sie Ihre Rechnungen über die OZG-RE übermitteln möchten:

• Rufen Sie den Link https://xrechnung-bdr.de auf
• Registrieren Sie sich an der OZG-RE
• Melden Sie sich bei der OZG-RE an
• Wählen Sie über die Benutzerverwaltung der OZG-RE einen für Sie optimalen Übertragungskanal aus
• Ihre Rechnung wird durch die OZG-RE automatisch auf formelle Richtigkeit überprüft
• Anschließend wird die geprüfte elektronische Rechnung Ihrem öffentlichen Rechnungsempfänger bereitgestellt
• Ihre Rechnung gilt als beim Rechnungsempfänger zugestellt, wenn sie von der OZG-RE eingegangen ist. Sie können den Status Ihrer elektronischen Rechnung über den Webzugang der OZG-RE nachverfolgen.

Folgende Formate sind u.a. für rechnungsbegründende Anlagen zulässig und können als rechnungsbegleitende Anlagen in eine elektronische Rechnung eingebettet werden:

• PDF-Dokumente
• Bilder (PNG, JPG)
• Textdateien (CSV)

Beachten Sie, dass Ihre elektronische Rechnung inklusive der Anhänge 15 MB nicht überschreiten darf und die Anzahl Ihrer Anhänge einschließlich der elektronischen Rechnung auf 200 beschränkt ist. Wird dies überschritten, können die Unterlagen auch auf einem anderen Weg - beispielsweise in einer gesonderten E-Mail - an die Rechnungseingangsplattform übermittelt werden. Dies ist vorher mit dem Auftraggeber abzusprechen.

Wenn Sie für die Rechnungsstellung nicht den Übertragungskanal „Weberfassung“ wählen, müssen Sie bei den anderen Übertragungskanälen folgendes beachten:

Geben Sie die Pflichtangaben an. Ohne diese können die Rechnungen nicht angenommen werden:

• Leitweg-ID (bei Nutzung der OZG-RE)
• Bankverbindungsdaten
• Zahlungsbedingungen
• E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Lieferantennummer und Bestellnummer soweit vorhanden

Beachten Sie die Anforderungen an eine elektronische Rechnung nach dem Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung.

Hinweis: Bei der Rechnungsstellung müssen Sie die sogenannte Leitweg-ID angeben. Dieser Schlüssel dient dazu, den Rechnungsempfänger eindeutig zu adressieren. Die Leitweg-ID wird Ihnen durch Ihren öffentlichen Auftraggeber mitgeteilt. Bitte beachten Sie, dass Sie elektronische Rechnungen entsprechend der gesetzlichen zeitlichen Bestimmungen digital und revisionssicher archivieren müssen.