Elektronische Rechnung

Der Landkreis Vorpommern-Rügen empfängt die E-Rechnungen über die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) des Landes Mecklenburg-Vorpommern (https://xrechnung-bdr.de). Bitte übermitteln Sie uns die E-Rechnungen über die OZG-RE.

Die elektronische Rechnung hat neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen mindestens folgende Angaben zu enthalten:

• eine Leitweg-Identifikationsnummer (bei Nutzung der OZG-RE),
• die Bankverbindungsdaten,
• die Zahlungsbedingungen,
• die E-Mail-Adresse der Rechnungsstellenden,
• die Lieferantennummer (wenn bei Beauftragung übermittelt) und
• eine Bestellnummer (wenn bei Beauftragung übermittelt).

Nachdem Sie sich als Nutzer bei der Zentralen Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei (OZG-RE, https://xrechnung-bdr.de) registriert haben, können Sie Rechnungen im Standard XRechnung per E-Mail einbringen, direkt hochladen oder per Weberfassung der OZG-RE manuell erstellen.

Über die Webseite der OZG-RE wird Nutzern die Möglichkeit geboten, sich auf der Plattform zu registrieren. Aus der Registrierung resultiert ein Unternehmenskonto mit mindestens einem dazugehörigen Benutzerkonto. Es ist möglich, dem Unternehmenskonto weitere Benutzerkonten zuzuordnen. Der Nutzer dieses Kontos wird als Administrator des Unternehmenskontos geführt. Die Registrierung sollte daher von einem verantwortlichen Ansprechpartner des Unternehmens durchgeführt werden. Der Administrator kann dem Unternehmenskonto weitere Benutzerkonten hinzufügen. Für das Anlegen eines Unternehmenskontos werden folgende Daten benötigt. Die Abfrage der Nutzer- und Unternehmensdaten erfolgt in einem Schritt:

• Firma
• Sprache
• Land
• Umsatzsteuer-ID und / oder Steuernummer

Für das Anlegen eines Benutzerkontos werden folgende Daten einer natürlichen vollgeschäftsfähigen Person benötigt:

• Vor- und Nachname
• Sprache
• E-Mail-Adresse
• Passwort

Tutorial: https://www.e-rechnung-bund.de/tutorials/

Hilfe (PDF): https://xrechnung-bdr.de/edi/assets/ozg/de/Leitfaden-OZG-RE.pdf

Wenn Sie Ihre Rechnungen über die OZG-RE übermitteln möchten:

• Rufen Sie den Link https://xrechnung-bdr.de auf
• Registrieren Sie sich an der OZG-RE
• Melden Sie sich bei der OZG-RE an
• Wählen Sie über die Benutzerverwaltung der OZG-RE einen für Sie optimalen Übertragungskanal aus
• Ihre Rechnung wird durch die OZG-RE automatisch auf formelle Richtigkeit überprüft
• Anschließend wird die geprüfte elektronische Rechnung Ihrem öffentlichen Rechnungsempfänger bereitgestellt
• Ihre Rechnung gilt als beim Rechnungsempfänger zugestellt, wenn sie von der OZG-RE eingegangen ist. Sie können den Status Ihrer elektronischen Rechnung über den Webzugang der OZG-RE nachverfolgen.

Folgende Formate sind u.a. für rechnungsbegründende Anlagen zulässig und können als rechnungsbegleitende Anlagen in eine elektronische Rechnung eingebettet werden:

• PDF-Dokumente
• Bilder (PNG, JPG)
• Textdateien (CSV)

Beachten Sie, dass Ihre elektronische Rechnung inklusive der Anhänge 15 MB nicht überschreiten darf und die Anzahl Ihrer Anhänge einschließlich der elektronischen Rechnung auf 200 beschränkt ist. Wird dies überschritten, können die Unterlagen auch auf einem anderen Weg - beispielsweise in einer gesonderten E-Mail - an die Rechnungseingangsplattform übermittelt werden. Dies ist vorher mit dem Auftraggeber abzusprechen.

Wenn Sie für die Rechnungsstellung nicht den Übertragungskanal „Weberfassung“ wählen, müssen Sie bei den anderen Übertragungskanälen folgendes beachten:

Geben Sie die Pflichtangaben an. Ohne diese können die Rechnungen nicht angenommen werden:

• Leitweg-ID (bei Nutzung der OZG-RE)
• Bankverbindungsdaten
• Zahlungsbedingungen
• E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Lieferantennummer und Bestellnummer soweit vorhanden

Beachten Sie die Anforderungen an eine elektronische Rechnung nach dem Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung.

Hinweis: Bei der Rechnungsstellung müssen Sie die sogenannte Leitweg-ID angeben. Dieser Schlüssel dient dazu, den Rechnungsempfänger eindeutig zu adressieren. Die Leitweg-ID wird Ihnen durch Ihren öffentlichen Auftraggeber mitgeteilt. Bitte beachten Sie, dass Sie elektronische Rechnungen entsprechend der gesetzlichen zeitlichen Bestimmungen digital und revisionssicher archivieren müssen.

Ausgangspunkt für die elektronische Rechnungsstellung ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014. Auf Grundlage dieser wurden in den vergangenen Jahren weitere bundes- und landesgesetzliche Regelungen zur Verarbeitung und Erstellung elektronischer Rechnungen erlassen. Die Regelungen auf Ebene der einzelnen Bundesländer können sich dabei voneinander unterscheiden.

EU-Richtlinie 2014/55/EU

EGovG M-V (insbesondere § 4a)

ERechVO M-V

https://www.ego-mv.de/leistungen/kommunikation-infrastruktur/e-rechnung-business-portal/ 

Weiterführende Informationen zum Standard XRechnung
(Seit dem 01.01.2023 ist XRechnung Teil der Standardfamilie XStandards Einkauf. Hierfür wurde eigens die Website xeinkauf.de neu aufgesetzt.)
https://xeinkauf.de/

https://www.mv-serviceportal.de/ (Suche nach „Elektronische Rechnung“)

Eine E-Rechnung ist ein Datensatz, der strukturierte Rechnungsdaten enthält, einem vorgegebenen Aufbau entsprechen muss und in einem elektronischen Format übermittelt und empfangen wird. Weiterhin muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Bilddateien und einfache PDF-Rechnungen genügen den Vorgaben des Gesetzgebers nicht.

Dem E-Rechnungsstandard entsprechen die Formate XRechnung und ZUGFeRD.

• XRechnung: maschinenlesbar codierte XML-Datei
• ZUGFeRD: hybrides Rechnungsformat bestehend aus einer visuellen Darstellung im PDF/A-3 Standard und einer maschinenlesbar codierten XML-Datei.

Der E-Rechnungsstandard unterliegt Veränderungen und damit auch die aktuell als Standard zu unterstützende Version des E-Rechnungsformates. In regelmäßigen Abständen wird das E-Rechnungsformat aktualisiert. Es erfolgt zunächst die Veröffentlichung der neuen Version. Die Gültigkeit beginnt zu einem in der Zukunft festgelegten Zeitpunkt. Die Softwarehersteller sind gehalten, ihre Produkte im Vorfeld dementsprechend anzupassen. Bei Gültigkeit einer neuen Version sind die Vorgängerversionen offiziell ungültig.

Seit der Version ZUGFeRD 2.1.1 gibt es in ZUGFeRD das Profil XRechnung. Das Profil XRechnung entspricht dem Format XRechnung. Die zwei hinter den Formaten XRechnung und ZUGFeRD  stehenden Organisationen arbeiten seit der Version 2.1.1 enger zusammen und verwenden beide das Format XRechnung. Anpassungen am Format XRechnung wirken sich daher auf beide E-Rechnungsstandards aus, der Aufwand für die Umsetzung ist aber nicht deutlich höher als bei einem E-Rechnungsstandard.

XRechnung Version 2.1.1 gültig ab 01.02.2022

XRechnung Version 2.2.0 gültig ab 01.08.2022

XRechnung Version 2.3.0 gültig ab 01.08.2023

Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Nummer, mit deren Hilfe E-Rechnungen automatisiert einem konkreten Empfänger zugeordnet werden können. Zur automatischen Aufteilung der E-Rechnungen auf die einzelnen Bereiche beim Landkreis Vorpommern-Rügen verfügen die Eigenbetriebe, Fachdienste, Schulen, Wohnheime und andere Organisationseinheiten über eine eigene Leitweg-ID/Sub-Leitweg-ID. Eine Übersicht finden Sie weiter unten.

Eigenbetrieb Abfallwirtschaft Landkreis Vorpommern-Rügen

13-SABFALKVR000-76

http://www.awi-vr.de/

Eigenbetrieb Infrastrukturverwaltungsbetrieb

13073000-K047-11